Sonderwünsche von Förder*innen gehören zum täglichen Geschäft. Wenn es zu viel wird, solltest du dem Einhalt gebieten.

Der Auftrag ist eingetütet und du stürzt dich voller Eifer und Elan auf das Projekt. Dass es mal hier und mal da Extrawünsche gibt und sich neue Baustellen auftun, gehört dazu. Aber wer trägt die Kosten, wenn die Extras überhandnehmen? 

Um diese Frage souverän zu klären, stellen wir drei Lösungsansätze vor, die bei der Entscheidung helfen.

Das Projekt bläht sich auf

Du kennst das: Aus einem vermeintlich überschaubaren Projekt wird ein Mammutauftrag. Plötzlich frisst es viel mehr Zeit und Ressourcen als anfangs eingeplant. Zig Änderungen und Sonderwünsche kommen dazu und sprengen den finanziellen und zeitlichen Rahmen.

Fakt ist: Extras sind normal und gehören dazu. Deshalb ist ein gewisser Puffer bei Zeit- und Budgetplanung absolut sinnvoll. Aber Puffer hin oder her: Es gibt Grenzen. Nämlich dann, wenn der zeitliche Aufwand nicht mehr gedeckt ist und das Projekt ins Minus läuft. Wer nämlich trägt dann die Kosten? – Wie so oft im Leben läuft es hinaus auf ein: Es kommt drauf an. Denn es gibt keine Nonplusultra-Lösung, die zu jedem Kontext passt.

Bevor du Lösungsansätze kennenlernst, um mit der Kostenfrage umzugehen, stell dir erstmal die naheliegendste Frage:

Welche konkreten Umstände haben für die Mehraufwände gesorgt?

Versuche, so konkret wie möglich zu sein und weniger wolkig. An welcher Stelle genau trat die Kostenexplosion auf? Und warum? Je genauer du das Problem lokalisieren kannst, desto eher kannst du es argumentativ unterfüttern und auch beheben.

Ziel dieser Fragen ist nicht, eine* Schuldig*en zu finden und an den Pranger zu stellen! Schuld- und Verantwortlichkeitsfragen sind nachrangig und werden allein auf der Sachebene geführt. Denn es geht im Kern darum, objektive Ursachen für die Fehlentwicklung zu erkennen. Wenn du diese nachvollziehen kannst, kannst du besser abwägen, wie du mit der Situation umgehst. Das erfordert häufig viel Sensibilität, um verantwortliche Kolleg*innen nicht bloß zu stellen und damit womöglich den Fehlerfinde- und Lernprozess zu blockieren.

Es gibt viele Ursachen, warum es zu einer Überleistung kommt bzw. kommen kann. Die folgendenvier Aspekte gehören meistens dazu:

Ursache: Die Projektplanung war von der Pike auf zu optimistisch

Das gesamte Projekt ist zu knapp bemessen. Vielleicht aus gutgemeintem Optimismus, vielleicht aus mangelnder Erfahrung. Fakt ist: Die aktuell anfallenden Extras waren – bei genauem Hinschauen – vorhersehbar. Leider fehlen sie aber in der Kalkulation.

Ein erster Schritt ist, sich das einzugestehen und für das nächste Projekt als Learning mitzunehmen.

Ursache: Das volle Ausmaß war nicht absehbar

Es gibt sie einfach: Projekte, deren Umfang vorher so nicht absehbar war und sich erst nach und nach zeigt. Das nennt man Scope Creep: Ein Projekt wächst langsam, aber unaufhaltsam ins Unermessliche. Mehr Zeit und mehr Ressourcen als gedacht sind nötig und am Ende bleibt die Frage: Wer zahlt diesen Mehraufwand? 

Ursache: Es gibt Spielraum für Interpretationen

Das Angebot ist vage formuliert. Konkrete Angaben zu Umfang und Leistung fehlen oder sind nicht klar abgesteckt. Das lässt Raum für Interpretationen und damit auch für falsche Erwartungen und Konflikte zwischen beiden Parteien.

Falls du hier die mögliche Ursache siehst, merk dir fürs nächste Mal: Jedes Projekt braucht definierte Prozesse, Zeitpläne, Meilensteine und klare Ziele. Das gibt beiden Seiten Sicherheit.

Ursache: Die Auftraggeberin will mehr Leistung zum selben Preis

Hier eine Änderung, da ein Extrawunsch. Und die Außendarstellung vom Projekt soll bitte auch noch übernommen werden. Vereinbart war das so nicht, aber die Auftraggeberin sieht diverse Zusatzleistungen trotzdem als selbstverständlich an. Das alles kostet on top Zeit und damit Geld.

Von der Ursache zum Lösungsansatz

Wenn die Ursache (oft ist es auch eine Mischung aus mehreren) klar ist, erleichtert das die Entscheidungsfindung.

Diese Faktoren spielen dabei zusätzlich eine Rolle:

• wie stark ist das Budget bereits ausgereizt, 
• wie immens ist der zusätzliche Arbeitsaufwand, 
• wie sieht die Beziehung zur Auftraggeberin aus.

Lösung 1: Transparent kommunizieren 

Gerade wenn das Projekt noch läuft, ist ein SOS-Ruf à la I need help sinnvoll. Heißt: Du kommunizierst transparent und offen gegenüber der Auftraggeberin, wie die Lage aussieht.

Betrachte das für beide Seiten als Plus: Du kommunizierst auf Augenhöhe und zeigst damit deine Professionalität. Denn es geht nicht um deine Position als Bittsteller*in, sondern als gleichberechtigt*e Partner*in. Und für die Zukunft erziehst du die Auftraggeberin auch ein wenig, wovon du oder andere Projektpartner*innen profitieren.

Bevor du aber mit dieser Information rausgehst, überleg dir: Wie sehen mögliche Konsequenzen aus und welche sprichst du direkt an?

• Der Projektumfang wird reduziert. 
• Das Budget wird nach oben korrigiert. 
• Die Zusammenarbeit wird zum Status Quo beendet.

Um weiteren Missverständnissen aus dem Weg zu gehen, ist es hilfreich, wenn du direkt klare Ansagen kommunizierst: Um wie viel genau müsste der Umfang reduziert oder das Budget erhöht werden?

Bereite dich auch auf Fragen vor:

• Wie konnte es dazu kommen? 
• Warum war das nicht bereits früher absehbar?
• Und was passiert jetzt?

Erliege dabei nicht der Versuchung, schlechte Nachrichten sofort mit ein paar guten aufzupeppen. Dein Gegenüber ist nicht naiv, und du riskierst, dass die mitgelieferten Lösungsideen vom neuerlichen Groll übertönt werden. Benenne die Ursachen und die Auswirkungen, ohne dich in Details zu verlieren.

Lösung 2: Als Lehrgeld verbuchen

Nachverhandlungen sind unangenehm. Je nachdem, wieso das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist und wie die Beziehung zu den Auftraggeber*innen aussieht, ist diese Lösung sinnvoll: In den sauren Apfel beißen und das Minus als Lehrgeld verbuchen.

Dafür spricht, dass in erster Linie die Seite der Dienstleistung dafür verantwortlich ist, das Angebot zu erstellen und die Kosten angemessen zu kalkulieren.

Lösung 3: Auf Kulanz setzen

Die dritte Lösung ist eine Mischung aus 1 und 2: Du kommunizierst, dass das Projekt mehr Zeit als angenommen kostet und erklärst warum. Offen ist, wie die andere Seite mit dieser Information umgeht.

Im besten Fall schlägt die Auftraggeberin aus Kulanz etwas auf das vereinbarte Budget drauf. Im schlechtesten nicht. So oder so weiß er aber, dass du mehr Zeit investiert hast, ohne sie zu berechnen. Das macht ihn in Zukunft für die Problematik sensibler.

Und wie sag ich’s?

Im Fall des Nachbesserns oder der Konfrontation in jedem Fall persönlich, auf direktem Wege. E‑Mails sind ungünstig, weil sie eine Einbahnkommunikation darstellen.

Es gibt Projektpartner*innen, die vorbildlich mit dir über gemeinsame Lösungen nachdenken werden; weitaus wahrscheinlicher jedoch ist, dass dein Gegenüber erstmal nach einem Schuldigen sucht. Habt ihr das das Problem tatsächlich selbst verursacht, steht dazu. Die geklärte Schuldfrage wird das Gespräch erheblich abkürzen – und die Lösungsdiskussion vereinfachen.

Fazit

Es gibt nicht die eine perfekte Lösung, wenn es um die Kostenfrage bei Extras geht. Dazu sind Projekte, Ursachen und auch die Auftraggeber*innen zu unterschiedlich.

Aber egal, wie du mit der Situation umgehst: Es gibt 2 wichtige Learnings, die du mitnehmen sollest:

• Ein Angebot enthält in Zukunft immer einen Puffer von mindestens 20%. 
• Eine Zusammenarbeit findet zwischen zwei Partner*innen auf Augenhöhe statt. Mit dieser Haltung ist nicht nur eine eventuelle Nachverhandlung leichter, sondern auch ein Angebot angemessen zu kalkulieren.  

Autorin: Laura Filz